Podrán participar en esta iniciativa las personas nacidas, residentes o con una conexión significativa con Bergara. Las fotografías presentadas deberán haber sido tomadas en Bergara o, al menos, incluir algún elemento relacionado con la localidad, como paisajes o personas. Aquellas imágenes que no muestren una conexión clara con el municipio podrían tener menor prioridad en el proceso de selección, aunque la decisión final recaerá en el jurado.

Cada autor podrá presentar un máximo de 25 fotografías. Las imágenes deben entregarse en formato digital, con un tamaño de 20 x 30 cm, una resolución de 300 ppp y en formato JPG. Se pueden presentar los archivos en CD o USB en el Servicio de Euskera del Ayuntamiento, o enviarlos por correo electrónico a euskara@bergara.eus, utilizando plataformas para el envío de archivos grandes como tori.eus o WeTransfer. Debido al formato del calendario, las fotografías deberán ser principalmente horizontales, aunque se aceptarán conjuntos horizontales compuestos por imágenes verticales.

La selección de las fotografías será realizada por un equipo de trabajo designado por el Ayuntamiento. Durante este proceso, se tendrá en cuenta la perspectiva de género, buscando una presencia equilibrada de mujeres y hombres en las imágenes que conformarán el calendario. Las fotografías seleccionadas serán remuneradas y pasarán a formar parte del Archivo Municipal de Bergara. El Ayuntamiento podrá utilizarlas en el futuro, siempre reconociendo la autoría. Será responsabilidad del fotógrafo obtener los permisos necesarios, y la presentación de las fotografías implicará que dichos permisos han sido obtenidos.