Lehiaketa honetan parte hartu ahal izango dute Bergaran jaio, bizi edo herriarekin lotura estua duten pertsonek. Aurkeztutako argazkiek Bergaran ateratakoak izan behar dute, edo gutxienez, herriarekin lotutako elementu esanguratsuren bat jaso behar dute, hala nola paisaiak edo pertsonak. Lotura argirik ez duten irudiek lehentasun txikiagoa izango dute aukeraketa prozesuan, nahiz eta azken erabakia epaimahaiak hartuko duen.

Parte-hartzaile bakoitzak gehienez 25 argazki aurkez ditzake. Irudiak formatu digitalean entregatu beharko dira, 20 x 30 cm-ko tamainan, 300 ppp-ko bereizmenean eta JPG formatuan. Argazkiak CD edo USB bidez aurkez daitezke Udaleko Euskara Zerbitzuan, edo posta elektronikoz bidali euskara@bergara.eus helbidera, artxibo handiak bidaltzeko plataformak erabiliz (adibidez, tori.eus edo WeTransfer). Egutegiaren formatua dela eta, argazkiek nagusiki formatu etzana izan beharko dute, baina formatu bertikalean ateratako irudiekin osatutako multzo horizontalak ere onartuko dira.

Argazkien aukeraketa Udalak osatutako lantalde batek egingo du. Prozesu honetan genero ikuspegia kontuan hartuko da, eta ahalegina egingo da egutegian agertzen diren irudietan emakumeen eta gizonen presentzia ahalik eta orekatuena izan dadin. Hautatutako argazkiak ordaindu egingo dira, eta Bergarako Udal Artxibategian gordeko dira. Udalak etorkizunean erabili ahal izango ditu, betiere egilearen izena aitortuz. Argazkilariaren ardura izango da beharrezko baimenak lortzea, eta argazkiak aurkezteak baimen horiek lortuta daudela ulertzea ekarriko du.